صادرات کالا یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های اقتصادی است که امکان ورود به بازارهای جهانی و کسب درآمد ارزی را فراهم می‌کند. اما برای انجام صحیح و قانونی صادرات، صادرکنندگان باید با مدارک موردنیاز برای صادرات آشنا باشند. نداشتن هر یک از این مدارک می‌تواند باعث توقف کالا در گمرک، جریمه، افزایش هزینه‌ها و حتی برگشت کالا از مرز شود.
در این مقاله با اراد برندینگ به بررسی کامل مدارک لازم برای صادرات و روش تهیه آن‌ها پرداخته‌ایم تا تاجران بتوانند بدون مشکل کالاهای خود را به بازارهای بین‌المللی ارسال کنند.
۱. کارت بازرگانی؛ اولین مدرک ضروری برای صادرات
داشتن کارت بازرگانی شرط اصلی صادرات قانونی است و توسط اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی صادر می‌شود.
مراحل دریافت کارت بازرگانی:
-
ثبت‌نام در سامانه اتاق بازرگانی
-
ارائه مدارک هویتی
-
داشتن حساب بانکی معتبر
-
قبولی در آزمون وحدت رویه
-
ارائه گواهی عدم سوءپیشینه و مفاصاحساب مالیاتی
بدون کارت بازرگانی، امکان ثبت اظهارنامه صادراتی وجود ندارد و روند صادرات متوقف خواهد شد.
۲. پیش‌فاکتور یا پروفرما (Proforma Invoice)
پس از توافق اولیه با خریدار خارجی، صادرکننده باید پیش‌فاکتور یا پروفرما تنظیم کند. این سند پایه اصلی توافق تجاری محسوب می‌شود.
اطلاعات مهم پروفرما شامل:
-
نام خریدار و فروشنده
-
مشخصات دقیق کالا
-
قیمت نهایی
-
میزان سفارش
-
شرایط پرداخت
-
نوع بسته‌بندی
-
بند اینکوترمز (FOB, CIF, EXW و …)
۳. فاکتور نهایی (Commercial Invoice)
بعد از تأیید پیش‌فاکتور و آماده‌سازی کالا، فاکتور نهایی صادر می‌شود. این سند باید با اطلاعات پروفرما تطابق داشته باشد و برای ترخیص کالا و ارائه به خریدار ضروری است.
۴. لیست عدل‌بندی (Packing List)
لیست عدل‌بندی شامل اطلاعات دقیق بسته‌بندی‌ها است:
-
تعداد کارتن یا پالت
-
وزن هر بسته
-
نوع بسته‌بندی
-
ابعاد بسته‌ها
عدم ثبت صحیح این اطلاعات ممکن است باعث تأخیر در گمرک شود.
۵. گواهی مبدأ (Certificate of Origin – CO)
گواهی مبدأ نشان‌دهنده کشور تولید کالا است و توسط اتاق بازرگانی صادر می‌شود. این مدرک برای ترخیص کالا در کشور مقصد ضروری است و بسیاری از کشورها بدون CO اجازه ورود کالا را نمی‌دهند.
۶. بارنامه (Bill of Lading – B/L)
بارنامه توسط شرکت حمل‌ونقل صادر می‌شود و نشان‌دهنده تحویل کالا به شرکت حمل است.
انواع بارنامه:
-
بارنامه دریایی (B/L)
-
بارنامه هوایی (Air Waybill)
-
بارنامه زمینی (CMR)
-
بارنامه ریلی
بارنامه یکی از مهم‌ترین مدارک صادراتی است.
۷. بیمه‌نامه حمل‌ونقل (Cargo Insurance)
بیمه‌نامه در صورت آسیب، سرقت یا گم شدن کالا خسارت را جبران می‌کند. در برخی شرایط اینکوترمز مانند CIF و CIP، صادرکننده موظف به تهیه بیمه است.
۸. اظهارنامه صادراتی
اظهارنامه صادراتی از طریق سامانه EPL گمرک ثبت می‌شود و شامل اطلاعات کالا، ارزش، تعرفه و مجوزهای موردنیاز است. بدون آن، کالا اجازه خروج از کشور را ندارد.
۹. مجوزهای استاندارد، بهداشت و قرنطینه
بسته به نوع کالا، ممکن است نیاز به مجوزهای خاص باشد:
برای مواد غذایی، کشاورزی و دامی:
-
گواهی بهداشت
-
گواهی قرنطینه
-
گواهی سلامت محصول
برای محصولات صنعتی:
-
گواهی استاندارد
-
تاییدیه کیفیت
این مجوزها از شروط اصلی ترخیص کالا هستند.
۱۰. قرارداد یا توافق‌نامه صادراتی
قرارداد یا توافق‌نامه صادراتی سندی رسمی بین صادرکننده و خریدار خارجی است که شرایط معامله را به‌صورت مکتوب مشخص می‌کند. اگرچه در برخی موارد اجباری نیست، اما وجود آن می‌تواند از بسیاری اختلافات و مشکلات حقوقی جلوگیری کند و امنیت معامله را تضمین کند.
اهمیت قرارداد صادراتی:
-
حفظ حقوق طرفین: مشخص شدن شرایط پرداخت، تحویل کالا و مسئولیت‌ها
-
کاهش ریسک قانونی: جلوگیری از اختلافات احتمالی و دعاوی حقوقی
-
شفافیت فرآیند: تعیین دقیق زمان تحویل، روش حمل و شرایط تحویل (اینکوترمز)
-
تعیین ضمانت‌ها و جریمه‌ها: برای مواردی مانند تأخیر در تحویل یا آسیب به کالا
جمع‌بندی
آشنایی و تهیه کامل مدارک لازم برای صادرات شرط اصلی موفقیت در تجارت بین‌الملل است. مدارکی مانند کارت بازرگانی، پیش‌فاکتور، فاکتور نهایی، لیست عدل‌بندی، گواهی مبدأ، بارنامه، بیمه‌نامه و اظهارنامه پایه‌ای‌ترین اسناد هستند. بسته به نوع کالا، مجوزهای استاندارد یا بهداشت نیز ممکن است مورد نیاز باشد.
هرچه صادرکننده مدارک را دقیق‌تر تهیه کند، سرعت و امنیت فرآیند صادرات بیشتر خواهد شد. استفاده از مشاوره و خدمات معتبر، مانند اراد برندینگ، می‌تواند فرآیند صادرات را ساده‌تر و مطمئن‌تر کند.
