مدارک موردنیاز برای صادرات؛ لیست کامل و راهنمای تهیه
صادرات یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های اقتصادی است که امکان ورود به بازارهای جهانی و کسب درآمد ارزی را فراهم می‌کند. اما برای انجام درست و قانونی صادرات، لازم است صادرکنندگان با مدارک لازم برای صادرات آشنا باشند. نداشتن هر یک از این مدارک ممکن است باعث توقف کالا در گمرک، جریمه، افزایش هزینه و حتی برگشت کالا از مرز شود. در این مقاله، به‌صورت کاملاً کاربردی و مرحله‌به‌مرحله تمام مدارک موردنیاز برای صادرات و نحوه تهیه آن‌ها را توضیح می‌دهیم.
۱. کارت بازرگانی؛ اولین مدرک ضروری برای صادرات
داشتن کارت بازرگانی شرط اصلی صادرات قانونی است.
کارت بازرگانی توسط اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی صادر می‌شود.
مراحل دریافت کارت بازرگانی:
ثبت‌نام در سامانه اتاق بازرگانی
ارائه مدارک هویتی
داشتن حساب بانکی معتبر
قبولی در آزمون وحدت رویه
ارائه گواهی عدم سوءپیشینه و مفاصاحساب مالیاتی
بدون کارت بازرگانی، امکان ثبت اظهارنامه صادراتی وجود ندارد.
۲. پیش‌فاکتور یا پروفرما (Proforma Invoice)
پس از توافق اولیه با خریدار خارجی، صادرکننده باید یک پیش‌فاکتور تنظیم کند.
اطلاعات پروفرما شامل:
نام خریدار و فروشنده
مشخصات دقیق کالا
قیمت نهایی
میزان سفارش
شرایط پرداخت
نوع بسته‌بندی
بند اینکوترمز (FOB, CIF, EXW, …)
این سند پایه اصلی توافق تجاری محسوب می‌شود.
۳. فاکتور نهایی (Commercial Invoice)
بعد از تأیید پروفرما و آماده‌سازی کالا، فاکتور نهایی صادر می‌شود.
این سند باید با اطلاعات پروفرما تطابق کامل داشته باشد.
فاکتور نهایی یکی از مدارک لازم برای صادرات در گمرک و برای خریدار است.
۴. لیست عدل‌بندی (Packing List)
این سند شامل اطلاعات دقیق بسته‌بندی‌ها است:
تعداد کارتن یا پالت
وزن هر بسته
نوع بسته‌بندی
ابعاد بسته‌ها
اگر کالا به‌درستی در این لیست ثبت نشود، ممکن است در گمرک با مشکل مواجه شود.
۵. گواهی مبدأ (Certificate of Origin)
گواهی مبدأ نشان می‌دهد کالا در کدام کشور تولید شده است.
این گواهی توسط اتاق بازرگانی صادر می‌شود و برای ترخیص در کشور مقصد ضروری است.
خیلی از کشورها بدون CO اجازه ورود کالا را نمی‌دهند.
۶. بارنامه (Bill of Lading – B/L)
بارنامه توسط شرکت حمل‌ونقل صادر می‌شود و نشان‌دهنده تحویل کالا به شرکت حمل است.
انواع بارنامه:
بارنامه دریایی (B/L)
بارنامه هوایی (Air Waybill)
بارنامه زمینی (CMR)
بارنامه ریلی
بارنامه یکی از مهم‌ترین مدارک لازم برای صادرات است.
۷. بیمه‌نامه حمل‌ونقل (Cargo Insurance)
بیمه‌نامه در صورت آسیب، سرقت یا گم شدن کالا، خسارت را جبران می‌کند.
در برخی اینکوترمزها مانند CIF و CIP، صادرکننده موظف به تهیه بیمه است.
۸. اظهارنامه صادراتی
این سند از طریق سامانه EPL گمرک ثبت می‌شود و شامل اطلاعات کامل کالا، ارزش، تعرفه و مجوزهای موردنیاز است.
بدون اظهارنامه، کالا اجازه خروج از کشور را ندارد.
۹. مجوزهای استاندارد، بهداشت یا قرنطینه
برخی کالاها نیاز به مجوزهای خاص دارند:
برای مواد غذایی، کشاورزی و دامی:
گواهی بهداشت
گواهی قرنطینه
گواهی سلامت محصول
برای محصولات صنعتی:
گواهی استاندارد
تاییدیه کیفیت
این مجوزها بسته به نوع کالا اجباری هستند.
۱۰. قرارداد یا توافق‌نامه صادراتی
هرچند الزامی نیست، اما وجود یک قرارداد رسمی بین صادرکننده و خریدار می‌تواند از بسیاری اختلافات جلوگیری کند.
این قرارداد شامل شرایط پرداخت، نحوه تحویل، فورس ماژور و ضمانت‌ها است.
جمع‌بندی
آشنایی و تهیه کامل مدارک لازم برای صادرات شرط اصلی موفقیت در تجارت بین‌الملل است. مدارکی مثل کارت بازرگانی، فاکتور نهایی، لیست عدل‌بندی، گواهی مبدأ، بارنامه و اظهارنامه صادرات، اسناد پایه‌ای هستند که در تمام صادرات‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. بسته به نوع کالا، ممکن است مجوزهای استاندارد یا بهداشت نیز موردنیاز باشد. هرچه صادرکننده این مدارک را دقیق‌تر تهیه کند، سرعت و امنیت فرآیند صادرات بیشتر خواهد شد.
